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透視人力資源管理系統(中)
作者：佚名 日期：2001-5-22 字體：[大] [中] [小]
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2、易訪問、易查詢的信息庫
在沒有采用和實施人力資源管理系統之前，當企業管理人員要統計數字時，往往依賴于某個人或某些人來獲取。首先是找到人力資源部的相關人員，由他們從不同的計算機文件、打印件或檔案柜中查找相關的信息，再匯總后提交。這種依賴于人的過程往往會因為花費的時間較長或某個人不在辦公室而不能及時完成。在采用和實施人力資源管理系統之后，就會將依賴于人的過程改為依賴于計算機系統的過程。企業管理人員只要獲取了相應的權限，就可以隨時進入系統，直接查閱相應的信息。如某廠在采用和實施人力資源管理系統之后，一位老總在隨意瀏覽全廠人事信息時，偶然發現某位員工在某月有多天的加班工資，而他記得該員工曾在該月請了多天病假。這種現象其負面影響往往會遠遠超出幾十塊錢的加班費。試想一下，如果同部門的另一位員工也請了若干天的病假并且被扣了部分病假工資，那么這位員工會如何對待工作？其他員工又會有什么樣的想法？像這種審計過程，在沒有人力資源管理系統支持之前幾乎不可能實現。企業的老總可能會因為工作的繁忙而無暇顧及“小事”，也可能會因為其他因素不便細查，或者他也想不到會有某種舞弊的現象存在。而人事部門提供的報告畢竟只是靜態的、匯總的，可能是經過人為過濾的和一個側面的信息。實施了人力資源管理系統之后，老總也許只是利用五分鐘的空閑時間就可以瀏覽一下系統，不僅可以得到較為全面的、詳細的、未經過濾的第一手人事信息，發現不公平的現象，甚至還可以從中得到某些靈感和啟發，從而改進企業的管理。這種透明性還可以規避企業管理中潛在的風險。
3、有利于體現公平性原則，留住人才
不少企業都不同程度上存在著人才流失現象；對此，除了抱怨外部環境以外，往往拿不出較為有效的辦法。人才流失除了因為薪資因素之外，還有很多其他因素，如工作環境、領導公平與否、培訓機會和個人前途等等。現在不少人利用業余時間學習了很多的課程，得到了證書，有了一技之長。但是，按以往的情形，除了有機會在領導面前顯示外，他很難得到相應的崗位和報酬。同時，在掌握了充分的技能之后，該員工也不會安心現在的崗位，結果是遠走高飛。如果將技能輸入人力資源管理系統，在某個崗位需要人時，先搜尋一下企業內部是否有合適的人選，這樣也許會留住一部分人才。再如，在提拔干部時，是根據誰在領導面前表現得多，還是根據他的知識、技能和以往的績效呢？體現公平原則不僅在于選拔出合適的人才，而且它還給員工一種暗示：個人在本企業的前途不在于是否善于在領導面前表現，而是在于個人的努力程度，從而達到激勵員工的目的。體現公平性原則不應只是一句口號，它需要企業在制度上予以保證和必要的系統工具支持。人力資源管理系統就是一種非常有效的輔助工具。
4、提高管理水平
采用和實施人力資源管理系統不僅僅是為了提高工作效率。應該看到，在實施人力資源管理系統后，經過整合的、較為全面、準確、一致和相容的信息不僅可以讓企業領導對本企業人力資源的現狀有一個比較全面和準確的認識，同時也可以生成綜合的分析報表供企業領導人在決策時參考。如在薪資普調或薪資體系變更前，生成按崗位的歷史薪資分析報告等，可輔助企業領導決策科學化。
實施人力資源管理系統的過程本身也包含著回顧企業本身的機構和崗位設置、管理流程、薪資體系等等，并根據軟件中所蘊含的先進管理思想來改變現行的體系。在實施的過程中可以看到這樣一種現象：管理水平相對完善的企業，實施工作往往會比管理水平相對較低的企業容易；而管理水平較低的企業在實施過程中也會迅速地暴露出本企業在人力資源管理中存在的問題。同時，實施過程也是一個反思先行制度，重組、改進和提高管理水平的契機。
另外需要說明的一點是，信息的透明和安全是一對矛盾的兩個方面。人力資源管理系統的安全性設計使得機密的人事薪資信息處在一種“受控”狀態下的透明。只有得到系統授權的用戶才可以訪問被允許獲取的信息。因此，我們不需要擔心會因為采用人力資源管理系統而降低了人事薪資信息的保密性，相反，信息的安全性會因為人力資源管理系統的采用而得到加強。
四、關于人力資源管理系統的四個誤區
1、缺乏長遠的戰略眼光
有些企業領導人在人力資源管理中缺乏長遠的戰略眼光，認識不到采用和實施人力資源管理系統的重要性。他們或者只顧眼前利益，認為人力資源管理系統是一種“錦上添花”的項目，沒有緊迫感；或者對人力資源管理系統缺乏認識，自以為自己也已采用了人力資源管理系統，殊不知他們實質上只是采用了帶有部分人事數據的簡單薪資處理軟件（這類系統大部分甚至還未達到20世紀70年代末的水平）；還有些企業在選取人力資源管理系統時，只考慮滿足當前的需求，而且考慮價格因素多于系統功能，這樣選取的系統會后患無窮，不僅現在缺乏指導價值，將來隨著企業的發展和管理水平的提高，也會阻礙企業的進步，屆時要想改換其他的系統會比現在還要痛苦。
2、人力資源管理系統是 一個拿來即用的軟件
由于缺乏對系統實施工作的重要性和艱巨性的認識，將人力資源管理系統混同于一個普通的軟件，沒有統一的規劃和項目組織，邊用邊開發，使系統的實施處于一種混亂的狀態。其結果，不僅會使整個系統的開發缺乏堅實的基礎，造成數據的重復、不相容和不全面；同時會造成相關人員和部門在數據采集和確認中進行重復勞動，增加了工作量，使他們產生怨言。如果數據更新不及時或不能有效地更新數據，還會使得以前的勞動前功盡棄，嚴重挫傷實施人員的工作積極性。而數據采集得不夠全面，在領導需要某些分析報告時不能及時提供，也會讓領導對項目的成效和實施人員的工作產生懷疑，對整個項目產生不利的影響。
3、不顧實力自己開發人力資源管理系統
有些企業出于種種考慮，不顧自己的實力，組織一些人自己開發所謂的人力資源管理軟件。要想使自己開發的軟件投入實際運行，便于人力資源部門人員的使用并在以后能根據實際需要不斷更新，其用于維護、文檔編寫、調試和排錯等等所花費的人力、物力、財力姑且不論(肯定會遠遠超過購買商品化軟件所需的成本)，問題是在于，如何將現代人力資源管理的理念和計算機技術有效地集合起來，從長遠、系統和發展的眼光來進行全面的系統分析和設計并不是一件輕而易舉的事。基礎打得不好，會給將來的工作留下禍根，而且很有可能會導致整個項目的失敗。
4、盲目依靠銷售商的實施顧問
現在幾乎所有人力資源管理軟件的銷售商都提供實施顧問。誠然，由他們提供必要的培訓和咨詢是有益的，但過分依賴他們是不可取的。除了費用和響應時間方面的因素之外，企業的相關設置不可能一成不變，而銷售商的實施顧問不可能長時間地熟悉某個企業人力資源管理系統的詳細設置。企業應該立足于自己，建立包括計算機人員和人力資源管理人員在內的項目核心小組，只有他們才是企業可以依靠的對象。